日前，为深入贯彻落实国家知识产权局、公安部、国家市场监督管理总局联合印发的《关于联合开展知识产权代理行业专项整治行动的通知》（国知发运字〔2026〕5号）精神，切实履行代理机构主体责任，严守执业底线、捍卫行业公信，北京同达信恒知识产权代理有限公司组织全体从业人员认真学习、深入讨论、细致剖析，围绕《通知》明确的六大类突出违法行为，坚持“刀刃向内、真查实改、标本兼治”原则，系统开展全覆盖、穿透式、可验证的自查自纠工作。

一、自查自纠工作方法：构建“四维联动、五步闭环”执行体系

本次自查我们不走过场、不流于形式，以“制度—流程—案卷—行为”四维度为经纬，以“部署—筛查—复核—研判—整改”五步骤为路径，确保问题查得准、原因析得透、整改落得实。

（一）维度一：制度机制审查——检视合规根基是否牢固

自查中，我们逐条对照《专利代理条例》、《商标代理监督管理规定》、《专利代理职业道德与执业纪律规范》等相关部门规章、行业规范，梳理公司现行12项内部管理制度（含《非正常申请预警规程》《客户信息保密实施细则》《业务招揽行为负面清单》等），重点核查条款时效性、操作性与当前管理要求一致性。针对因超过时效、要求存在偏差、增加新要求等内容重点审看修订、核查。

具体由部门合规专员牵头，形成《制度合规性对照表》，标注需修订条款（如原《非正常申请判定标准》未纳入2025年新版《关于规范申请专利行为的办法》中新增的“批量提交技术特征高度雷同的权利要求”情形），以利于重点突出便于对比查看。

（二）维度二：业务流程穿透——锁定高风险环节关键控制点

采用“流程图解构+节点责任人访谈”双轨法，对专利/商标代理全流程（接受委托→技术交底研读→撰写→提交→答复→归档）进行逆向回溯。

重点检查四类高危节点：

① 接受委托端：是否100%留存申请人身份核验记录及签字确认的专利代理委托协议和专利代理委托书；

②交底书研读端，是否存在没有交底书直接撰写文件情况； 

③撰写提交端：是否执行“双人交叉校验制”（撰写人+质控员）并留痕； 

费用管理端：是否实现“客户预付款—服务进度—发票开具”三账匹配。通过调取近一年委托合同及付款凭证，发现2份专利代理委托协议存在申请人信息登记不全（缺身份证有效期），已即时补录并升级系统强制校验字段。

（三）维度三：历史案卷深查——以数据驱动精准识别异常

依托公司自主开发的同达信恒知识产权案件管理系统，设定多项量化筛查指标，对2025年1月至今办结的7000余件专利申请、300余件商标申请进行全量扫描，具体包括：

 专利类：是否有代理人月均提交量＞8件？是否有权利要求书技术特征重复率＞20%？是否有说明书实施例数量＜1个？

 商标类：是否有同一申请人3个月内申请同类商标＞10件？是否有图形商标相似度AI比对＞30%？是否有注册类别明显超出其经营范围？

通过历史案卷深查，系统初筛出12件专利、0件商标存疑案卷；经部门三级复核（承办人自述→组长初审→技术总监终审），确认其中5件专利存在技术方案实质空洞化倾向（如某“智能插座”申请仅描述“通过APP控制开关”，未记载硬件结构、通信协议等必要技术特征），虽未达“非正常”认定标准，但暴露出撰写深度不足问题，已纳入质量提升案例库。

（四）维度四：执业行为溯源——聚焦人员主观能动性与职业操守

公司组织全员签署《合规执业承诺书》，同步开展“三个一”行为自查：

① 一次自我检视（对照《通知》列举的“伪造信息、编造申请、弄虚作假”等行为，填写《个人执业行为自查表》）；

② 一次交叉互评（按业务组分组，匿名互评招揽话术、客户沟通记录规范性）；

③ 一次情景测试（模拟“客户要求编造实验数据”、“暗示可包过审查”等场景，检验应答合规性）。

共收回有效自查表221份，发现3名员工在“招揽话术”中存在模糊表述（如“提高授权率”未注明“基于技术方案本身”），已全部约谈并重申《禁止不当承诺指引》。

二、自查发现的主要问题：坚持问题导向，分类分级定性

本次自查也找到了一些存在的问题，共识别需即刻整改问题4项、需限期完善问题4项、需长期机制建设问题2项，均建立台账记录，明确责任人与完成整改时限：

我们也很欣慰，自查中未发现伪造申请人信息、大量代理非正常申请、恶意商标囤积、无资质代理等《通知》所列严重违法情形。

三、整改措施与长效机制：以整改促提升，以规范树标杆

我们要坚持“当下改”与“长久立”结合，制定“三强化、两升级、一深化”整改路线图：

1. 强化过程管控：

拟3月5日前上线“委托信息智能核验模块”，自动抓取身份证OCR信息并校验有效期；

推行《案件质量红黄牌预警制》，对单月校验差错率超5%的代理师启动专项辅导。

2. 强化能力筑基：

自3月起实施“合规能力提升季”，每月开展1次“典型非正常申请案例复盘会”、1次“招揽话术合规演练”，考核结果与绩效挂钩。

3. 强化技术赋能：

后续我们会升级公司系统，嵌入国家知识产权局非正常申请特征库，对新提交申请实时弹窗提示风险点；

升级客户关系管理模块，拟增加“招揽行为录音自动归档”功能，确保全程可追溯。

4. 深化协同治理：

公司层面建立跨部门“合规联席会”（代理部、质控部、IT部），每季度研判风险趋势，动态优化防控策略。

四、结语：合规是底线，更是竞争力

专项整治不是运动式整顿，而是行业高质量发展的必经淬炼。北京同达信恒知识产权代理有限公司将以此次自查为起点，把“严”的主基调贯穿执业始终，让每一份申请都经得起技术推敲、法律检验和历史审视。

我们坚信：唯有以敬畏之心守护创新火种，方能在知识产权强国建设征程中，真正成为值得托付的专业力量。